Att hitta en optimal kontorsstorlek är en investering som i hög grad påverkar både medarbetarnas trivsel och företagets produktivitet. Det handlar om att skapa en miljö som främjar både effektivitet, kreativitet och välbefinnande. Här är en fördjupad guide som hjälper dig att fatta rätt beslut om hur många kvadratmeter per person i kontor som är optimalt.
Analysera era behov
- Hur många anställda behöver fasta arbetsplatser? Räkna inte bara in heltidsanställda, utan även deltidsanställda, konsulter och eventuella praktikanter.
- Vilken typ av arbete utförs? Är det individuellt fokusarbete som kräver avskildhet, samarbete i team med behov av kommunikation, eller en kombination av båda?
- Hur ser era arbetsflöden ut? Behöver ni stora arbetsytor för ritningar eller kreativa processer?
- Hur arbetar ni idag och hur vill ni arbeta i framtiden? Önskar ni en traditionell kontorslösning med egna arbetsplatser, ett öppet landskap som främjar kommunikation eller ett aktivitetsbaserat kontor med flexibla zoner för olika behov?
Beräkna utrymme per person:
- Traditionellt cellkontor: ca 25 kvm/person för att ge utrymme för skrivbord, förvaring, besökare och möten.
- Öppet landskap: ca 8-10 kvm/person. Tänk dock på att öppna landskap kan upplevas som trångt och bullrigt, vilket kan påverka koncentration och effektivitet.
- Aktivitetsbaserat: ca 10-15 kvm/person, då ytan delas mellan olika zoner och funktioner.
- Coworking; ca 4-5 kvm/person i ett rum
Inkludera gemensamma ytor:
- Glöm inte att inkludera yta för gemensamma utrymmen! Konferensrum, kök, toaletter, reception, korridorer och eventuellt lounge eller vilorum kan uppta en betydande del av den totala kontorsytan. Ofta kan dessa ytor uppgå till ca 25% av den totala ytan.
Tänk på ventilation och klimat:
Moderna kontor med effektiv ventilation och klimatanläggning kan rymma fler personer per kvadratmeter. Se till att ha god luftkvalitet och behaglig temperatur för att skapa en hälsosam och produktiv arbetsmiljö.
Coworking – ett flexibelt alternativ:
Om ni är ett mindre företag, en startup eller behöver en tillfällig lösning kan coworking vara ett attraktivt alternativ. Här hyr ni arbetsplatser i ett delat kontorslandskap med tillgång till gemensamma faciliteter. I ett coworkingrum bör du räkna med 4-5 kvadratmeter per person för att säkerställa en bekväm arbetsmiljö. Antalet personer i ett coworking-rum varierar beroende på rummets storlek, men räkna med 4-10 personer i ett mindre rum och upp till 20 personer i ett större rum.
Coworking har också den fördelen att avtalstiden är kortare så att man oftare kan justera ytan som man hyr.
Planera för framtiden:
Kommer ni att expandera inom en snar framtid? Behöver ni anpassa kontoret efter nya behov eller förändrade arbetssätt? Se till att välja en lösning som är flexibel och kan växa med företaget. Kanske är det bättre att hyra lite för stort än för litet för att undvika en kostsam flytt om några år.
Genom att noggrant analysera era behov och förutsättningar kan ni hitta en kontorslösning som främjar både effektivitet, trivsel och hållbarhet.