Vi har ställt samman en guide till Coworking i Stockholm. Vi börjar med att definiera coworking och vad det skiljer sig från tex kontorshotell eller vanliga kontor och vad som driver priserna. Därefter går vi igenom de viktigaste delarna i ett coworkingavtal för att avsluta med att ge en guide i vilka typer av coworkingställen som finns.
Skillnaden på coworking och kontorshotell?
Coworking är ett begrepp som ursprungligen kom från västkusten i USA. I sin ursprungliga mening syftar det på att flera olika aktörer, då ofta frilansare och mindre företag, delar på en kontorsyta. Genom att dela på gemensamma funktioner såsom mötesrum, kök, toaletter etc. som inte utnyttjas av alla hela tiden, så kan man öka resursutnyttjandet och därmed sänka kostnaderna per företag. Men coworking handlar också om interaktionen mellan företag; att ett utbyte av kunskaper och tjänster sker mellan medlemmarna som skapar ett mervärde för varje enskild medlem.
Kontorshotell bygger på exakt samma grund. Att flera olika aktörer, medlemmar eller företag delar på olika funktioner på ett kontor. Dock är kontorshotellet mer känt som ett ställe där små företag hyr enskilda rum och att utbytet mellan företag är begränsat. De gemensamma ytorna är i regel väldigt små.
Begreppen kontorshotell och coworking har idag smälts samman i Sverige och bildat en hybrid av begreppen. De flesta coworkingställen hyr idag ut enskilda kontorsrum till företag precis som kontorshotellet, men med generösa gemensamma ytor där företagen kan samarbeta med varandra. Moderna coworkingställen har också stöd för olika typer av arbete, såsom fokuserat arbete (fokusplatser), dropinrum (videomöten) eller projektbord (samarbete).
Viktigaste delarna i ett coworkingavtal
Avtalen ser olika ut beroende på vem som är operatör och vilken typ av produkt du köper. Nedan går vi igenom beståndsdelarna i ett coworkingavtal.
Uppsägningstid
Generellt kan man säga att avtalen löper med 1-9 månaders uppsägningstid beroende på produkt. Nedan beskrivs de vanligaste uppsägningstiderna per produkt.
| Produkt | Uppsägningstid |
|---|---|
| Flexibel / fast kontorsplats | 1-3 månader |
| Eget rum | 3-6 månader |
| Eget kontor | 6-12 månader |
Inom coworking finns sällan en bindningstid, utan bindningstiden är lika med uppsägningstiden. Bindningstid kan dock användas av flera olika anledningar. En anledning kan vara att operatören gör investeringar i kontoret som hyresgästen måste vara med och betala för. Då kan en bindningstid vara aktuell. En annan anledning kan vara att man som hyresgäst vill komma ned i pris. Genom att teckna ett längre avtal, som därmed säkrar intäkter för operatören, kan man få lägre hyra.
Deposition / Garantihyra
Här är det ganska olika mellan aktörerna, men de flesta tar ut någon typ av säkerhet från hyresgästerna. Säkerhetens storlek kan ligga mellan 1-3 månadshyror beroende på produkt och om operatören har fått tagit på sig kostnader för tillpassningar av kontoret.
Medlemskap
Många operatörer tar idag ut en avgift som är kopplad till själva kontoret och en annan för de som ska vistas där, sk. medlemskap. Kostnaden för medlemskap gör avtalen flexibla i den bemärkelsen att när ett företag växer så kan det bara addera nya medlemskap utan att öka den yta som man hyr. Många operatörer förespråkar aktivt att företag bör hyra rum eller kontor som rymmer färre personer än det totala antalet anställda på ett företag. Detta för att stödja ett modernt arbetssätt, där personal delvis arbetar på olika platser beroende på arbetsuppgift.
Medlemsavgiftens storlek skiljer sig mycket beroende på operatör, men ligger vanligtvis på mellan 250 – 5 000 kronor per månad.
Hund på kontoret
Många coworkingoperatörer tillåter att man som hyresgäst får ha hund på kontoret. Vanligast är att man får ha sin hund på sitt kontor men att den inte får vistas i de allmänna utrymmena.
Vad kostar coworking?
När man hyr ett kontor av en fastighetsägare så tecknar man i normala fall ett 3-5 årigt avtal. Där betalar man ett pris för hyran plus vissa tillägg för skatt och drift. Hyresnivån som man betalar är vanligen i kronor per kvadratmeter per år (kr/m²/år).
När det gäller coworking så beskrivs priserna vanligen lite annorlunda vilket kan förvirra. De stora skillnaderna är två:
- Vid coworking hyr man ofta ett rum eller egen yta, men har tillgång till alla de gemensamma ytorna.
- I priset finns ett antal tjänster inkluderat såsom städning, möbler, kaffe, etc.
Priset för coworking delas vanligen upp i:
- Rums- kontorskostnad – en fast avgift baserat på ytans storlek.
- Medlemskap – en rörlig avgift som baseras på antalet medlemmar.
Eftersom hyresavtalen ofta är kortare än traditionella avtal så talar man ofta om den totala månadsavgiften, eller om pris per person, eller om pris per m² i rummet.
- Totala månadsavgiften: Summan av rumspris och medlemskap.
- Pris per person: Summan av rumspris och medlemskap delat på antal medlemmar.
- Pris per m²/mån: Summan av rumspris och medlemskap delat på antal m² i rummet.
Nedan följer ett exempel på ett företag som är 3 anställda och hyr ett rum på 12 m².
| Produkt | Pris per person | Pris per m²/mån | Total månadsavgift |
|---|---|---|---|
| Nischaktör | 1 000 kr | 1 700 kr | 20 000 kr |
| Budgetaktör | 250 kr | 1 000 kr | 10 750 kr |
Priset för coworking är således väldigt olika beroende på aktör, men skillnaderna är också stora.
Utöver själva lokalernas utformning och möblering, där nischaktörerna ofta har exklusiva möbler och moderna lokaler medan budgetaktörerna fokuserar på funktion, så skiljer sig ofta vilka tjänster som ingår.
| Tjänster | Beskrivning |
|---|---|
| Basala tjänster | Städning, kaffe, mötesrum inklusive bokningssystem, skrivare, etc. |
| Plustjänster | Frukostar, föreläsningar, events, gym, bemannad reception, konferenstjänster, café |
Vilka olika typer av coworking finns det?
Sedan coworking etablerades som koncept med ursprung från västkusten i USA har det vuxit fram en flora av olika typer av coworking.
Nischaktörerna är coworkingställen som riktar sig till en specifik målgrupp. Målgruppen kan antingen vara en bransch eller nisch såsom fintech, foodtech, B2B, hållbarhet, men kan också vara en premiumaktör (dyrt) eller sticka ut p.g.a. design (snyggt) eller vara helt exklusiv (endast inbjudna medlemmar).
Budgetaktörer
Det finns ett fåtal aktörer som har utmärkt sig för att vara kostnadseffektiva eller billiga. Dessa kan vara enskilda små kontorshotell, eller större coworkingaktörer som har detta som sin affärsidé.
Fastighetsägare och coworking
Under de senaste åren har fastighetsägarna själva insett att coworking är här för att stanna. De har därför på olika sätt valt att inkorporera coworking i sin verksamhet. Vissa har startat helt egna verksamheter, medan andra har köpt hela eller delar av redan existerande verksamheter.
Är det vanligt med coworking?
Coworking och kontorshotell står fortfarande för en mycket liten del av den totala kontorsmarknaden. Vissa beräkningar för Stockholm visar på mellan 4-6 % av den totala kontorsstocken av kommersiella kontorsfastigheter. Dock är förändringstakten stor. För tio år sedan var samma siffra mindre än 2 %.
Många anser att marknaden för coworking kommer att fortsätta att öka till att minst 20 % av alla kontor hyrs ut på flexibla avtal (kortare än 3 år) och med service (städning, kaffe, internet etc.) kopplade till sig.
Fördelarna med coworking
| Fördel | Beskrivning |
|---|---|
| Flexibla avtal | Alltid kortare bindningstid än ett vanligt hyresavtal. |
| Inkluderade tjänster | Tjänster ingår som man annars hade fått köpa själv såsom städning, kaffe, internet. |
| Samarbeten | Coworking innebär att du dagligen träffar potentiella kunder, samarbetspartners eller anställda. |
| Genomtänkta ytor | Coworkingställen har stora ytor som passar för olika typer av arbeten. Utanför det egna kontoret finns ofta telefonbås, dropin-rum, fokusplatser och trevliga lounger. |